文件檔案管理規定(doc 6頁)

文件檔案管理規定內容提要:
第一條 為加強本公司文件檔案管理工作，特製定本規定。
第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本部門內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本規定的規定，分別立卷歸檔。
第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的係統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案後及時交專(兼)職檔案員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第二章 文件材料的收集管理
第四條 堅持部門收集、管理文件材料製度。各部門均應指定專(兼)職檔案員，負責管理本部門的文件材料，並保持相對穩定。人員變動應及時通知總經理辦公室檔案員。
第五條 凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批複請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由總經理辦公室統一收集管理。
第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動、相關人員購置技術資料、工具書、購置設備儀器核報差旅費時，必須將相關的文件、資料向總經理辦公室檔案員辦理歸檔手續，檔案員簽字認可後財務部門才給予核報差旅費。
2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案員辦理歸檔手續，檔案員簽字認可後財務部門才給予報會議費用。

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