建築工程公司檔案管理手冊(DOC 29頁)

2.1此管理製度適用於本公司所有檔案的管理工作。
3.6會計類檔案將由財務部統一歸檔保管，以方便財務核對和審批工作。
2.檔案管理範圍
3.1公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司總經理辦公室的統籌管理；
二級管理是指各部門對本部門檔案資料的整合管理。每月由各部門檔案管理
員組成檢查小組對各部門檔案管理情況進行巡查。
3.2行政人事部在總經理辦公室的領導下對公司各部門上交的檔案進行管理，
各部門根據部門內部檔案管理的流程製度，對檔案的形成、整理、積累、存檔進行管理。
3.2.2行政人事部負責監督，指導公司各部門檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。
3.5檔案管理人員變動時，行政人事部要對檔案交接負有監交責任，且應該在《檔案案卷移交目錄》上簽字確認。
3.檔案管理機構及職責
4.1檔案室必須具備防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光、防泄密等安全條件。
4.2歸檔資料要進行登記，編製歸檔目錄。檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
4.3借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。需要長期借出的需經檔案管理員上報總經理批準。
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