高級主管秘書、助理培訓課程(doc 32頁)

高級主管秘書、助理培訓課程目錄：
第一單元：專業秘書助理的成功展望
第二單元：如何提升工作效率與效能
第三單元：如何成為上司得力助手
第四單元：專業秘書、助理的形象塑造
第五單元：專業秘書、助理之禮儀與應對技巧
第六單元：結語

高級主管秘書、助理培訓課程內容摘要：
一、秘書概述
1、英文字典的定義
依The Random House Dictionary of the English Language中對於秘書的定義為：
1) a person, usually and official, who is in charge of the records,correspondence, minutes of meetings, and related affairs of an organization, company, association, etc.
2) a person employed to handle correspondence and do routine work in a business office, usually involving taking dictation, typing, filling, and the like.
2、秘書的角色
一般而言，秘書的角色定位應是輔佐的功能。幫助主管處理一切裏裏外外的業務成了秘書的職責。一般公司或機構，因為傳統背景的關係，秘書的職務並不是那麼確定，秘書除了本身主管外，和其他部門業務人員的關係也非常密切和重要，形成縱橫交錯而複雜的人際關係，因此其工作範圍是秘書，又是一般的職員，工作領域無法正確的予以劃分。因此，漸漸地，現代的工商秘書，已演變成名副其實的“業務秘書”或“公關秘書”了。
3、秘書工作的性質
秘書的工作，主要為協助主管執行工作細節。想想大公司的董事長或機關的主管，如果每天早上自己要打開信件，打字回信、存檔處理、接聽電話等工作，那麼，他們將沒有時間來從事高層次的商業活動與計劃。所以，必須要有位助理來處理這些辦公室事務。這位助理，即是秘書。
秘書工作最主要為輔佐功能，此即是其一主要的意義。秘書工作的另一重要意義為管理。對很多秘書來說，秘書工作的曆練是作為一行政主管的重要階梯。因為秘書常幫助主管處理與主管樣關的業務，所以對於主管的工作有一全盤的了解。秘書可以學到如何去指導、督導、規劃及處理問題，並且熟悉公司的政策。因此，秘書工作亦是管理人才的訓練搖籃，其理由有二：
1、秘書熟悉人事、業務、程序、管理等內部作業。
2、秘書熟悉公關、協調、市場等外部作業。

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